Gerencia digital

Hace ya un par de años que en la consultora De Marino vienen haciendo foco en el desarrollo del concepto de Gerencia Digital, lo que han hecho mediante la integración de varias herramientas tecnológicas y de gestión orientadas a la aplicación en empresas medianas y grandes, pero muchas de estas técnicas son aplicables a empresas mucho más chicas -incluso unipersonales-, adaptando ciertos aspectos.

Esto no sólo es posible sino que además es completamente gratuito. Obviamente se supone que hasta la más pequeña empresa dispone hoy en día de una computadora con conexión a Internet y resulta sumamente útil si además, quienes se encuentren gran cantidad de horas trabajando fuera de la empresa disponen de dispositivos móviles de última tecnología con conexión a Internet, como un Blackberry, un iPhone o algún otro modelo de Smartphone.

La Gerencia Digital se distingue de la gestión clásica de un negocio ya que utiliza a pleno las herramientas tecnológicas en la administración, integrándolas a los procedimientos clásicos. Muchas de esas tecnologías ya son conocidas y las hemos manejado alguna vez, pero nunca se nos ha ocurrido hacerlo con sentido productivo.

Por ejemplo, alguien muy familiarizado con las PCs puede chatear frecuentemente o realizar video-llamadas con su computadora, pero nunca se le ha cruzado la idea de transmitirle por video a su proveedor que está en España las imágenes del repuesto que necesita. Esto se repite en infinidad de casos y está mucho más al alcance de lo que creemos, ya que muchas de esas herramientas son muy intuitivas y fáciles de aprender.

¿En qué áreas de un negocio pequeño se pueden aplicar provechosamente esas tecnologías? En el manejo del tiempo: existe en la actualidad la posibilidad de usar una agenda compartida a través de Internet, de modo de poder planificar nuestras actividades como dueños o gerentes de una empresa, y que aquellas personas que nos interesan puedan consultarla o modificarla, según los permisos asignados. De este modo, empleados y compañeros de trabajo podrán ver nuestros horarios ocupados, aunque si los permisos no lo habilitan, no podrán tener acceso al contenido de cada entrada en la agenda.

Suponga el caso de una pequeña fábrica de joyería, donde el dueño sale a realizar ventas y su esposa se queda a cargo del control del taller. Un cliente llama, ella arregla una entrevista y la carga en la agenda. El dueño, que está fuera de la empresa, podrá ver el cambio desde su teléfono o notebook en el mismo momento que se produce, y ella no tiene riesgo de encimarse con algo que él ya tenía previsto. Ambos ven la agenda al mismo tiempo porque la agenda está en Internet, protegida por una clave, obviamente.

En las empresas grandes generalmente hay un servidor interno, se pagan licencias, etc., etc., pero en un negocio de dos personas se puede usar la agenda compartida de Live MSN, que puede ser habilitada por aquellos que dispongan de una cuenta en Hotmail; o si prefiere la tecnología de Google se puede utilizar el combo Gmail + Google Calendar. Ambos sistemas son gratuitos, aunque habrá que dedicarle un mínimo de tiempo para aprender a usarlos, pero los beneficios bien valdrán la inversión.

En la administración propiamente dicha: Hay una enorme cantidad de pequeñas empresas que utilizan Excel como hoja de cálculo o base de datos. Utilizando las hojas de cálculo de Google Docs puede compartir el contenido de esa misma planilla de Excel con otras personas en cualquier lugar del mundo y pueden además trabajar simultáneamente.

¿Qué se puede hacer con esto? Pensemos en una joyería manejada por su dueño y una empleada. El dueño debe salir de viaje por varios días y la empleada queda a cargo del local, con la instrucción de que ingrese cada venta que realiza en la hoja de cálculo. Si el dueño tiene esa misma hoja de cálculo abierta en su notebook conectada a Internet, podrá ver el momento preciso en el que su empleada esta ingresando las ventas y hasta la velocidad con la que tipea. Al final del día, cuando la empleada hace el cierre de caja, el dueño puede verlo al instante y no necesita perder su tiempo con llamados telefónicos.

Este mismo esquema puede ser reproducido para cada tarea que pueda ser manejada a través de una planilla o un documento de texto, ya que Google Docs también tiene el equivalente del Word. Imagínese actualizando la lista de precios desde una playa en el Caribe, y que sus vendedores reciban la actualización al instante.

En actividades comerciales y de marketing Este quizás sea uno de los puntos más interesantes, y puede ser aplicado de las siguientes maneras: v En la inteligencia previa: puede utilizar la web para hacer investigación de mercados, cosa que seguramente ya esté haciendo, aunque si no lo hace mejor apurarse porque la competencia probablemente ya lo esté aplicando.

En la promoción y difusión: Twitter y Facebook son en la actualidad las redes sociales más utilizadas y con un poco de imaginación y tiempo pueden ser utilizadas para promocionar sus productos o servicios de forma gratuita.

Si el presupuesto lo permite también es posible contratar anuncios publicitarios que atraerán mayor cantidad de interesados. La contra es que hay que ser conciente con la manera en que se usan y el tiempo que se les dedica, ya que pueden resultar absorbentes y terminar ocasionando una gran pérdida de tiempo productivo.

Los anuncios patrocinados de Google también son una buena alternativa, ya que no solo aparecerán en el famoso buscador, sino que también pueden aparecer en aquellos sitios que destinen un espacio para este tipo de publicidad. Tienen un costo relativamente bajo y aseguran cierto movimiento, el cual puede ser complementado con otros medios de promoción más tradicionales como publicidades gráficas o folletos.

Todo esto puede ser complementado de forma óptima si la empresa cuenta con un sitio web o como mínimo un blog donde el visitante pueda conocer con mayor profundidad la empresa y sus productos o servicios.

En el control y seguridad

Muchas joyerías ya cuentan con cámaras de circuito cerrado a través de las cuales se puede ver el movimiento del local en un puesto de control central provisto de un monitor. En la actualidad existen cámaras IP o sistemas completos de CCTV con capacidad de transmitir vía Internet, aunque los costos pueden ser algo elevados y además requieren el pago de un abono por el servicio.

Pero recientemente se han inaugurado algunos sitios en Internet como www.justin.tv o www.ustream.com, donde se puede transmitir imágenes en vivo utilizando tan solo una webcam de $100 y una computadora.

Como muchos otros sitios, trabaja con contraseña y se puede autorizar el acceso de forma selectiva a determinadas personas.

En síntesis

El pase de un estilo tradicional a un estilo de manejo digital del negocio es principalmente cultural. El mayor esfuerzo no es económico, sino que está en el proceso de aprendizaje, el cual puede ser transitado con asistencia externa, dependiendo de sus recursos y capacidades.

Las empresas grandes y medianas ya están aplicando la tecnología en sus negocios, y muchas de ellas tienen personal trabajando en sus casas o incluso están contratando empleados fuera del país donde operan. No solo es viable, sino también indudablemente ventajoso para la PYME ingresar a la siguiente etapa evolutiva, que en otros campos ya está en curso.