Cuando el tiempo no alcanza

El tiempo se va de muchas maneras: interrupciones, desorganización, falta de concentración, etc. Optimizar y mejorar la gestión del tiempo, tratando
de aprovecharlo al máximo, permite aumentar la productividad y alcanzar mejores resultados.

La mayor parte de los empresarios afirma no tener tiempo para cumplir con todos sus compromisos. La mala administración del tiempo disponible no sólo produce la llegada con retraso a reuniones sino también a los planes y objetivos propuestos. En esta nota presentaremos algunas ideas para lograr una mejor administración del tiempo a fin de poder realizar todo lo previsto.

En primer lugar, enunciaremos las causas más frecuentes por las cuales la mayoría de los empresarios dice quedarse sin tiempo para hacer lo que desean. Sería útil que cada uno realice una autoevaluación para corroborar si identifica estas situaciones en su jornada laboral:

a) demorarse por corregir las consecuencias no previstas de un error (propio o ajeno).

b) dejar que alguien ocupe un espacio de tiempo que no le correspondía o que estaba previsto para otra cosa, alterando los planes originales.

c) trabajar sin la concentración suficiente, no logrando mantener el foco en eso que se está haciendo y, por lo tanto, realizar la tarea con mayor lentitud de lo que correspondería.

d) desperdiciar mucho tiempo en tareas o proyectos que luego se discontinúan por falta de seguimiento. Obviamente hay muchas otras causas además de las mencionadas, pero estas son las más comunes y las subsanables con mayor facilidad. Para evitarlas, existen distintos caminos que permiten ganar la batalla a la falta de tiempo:

Sobre los erores

Cuando un error genera una demora, no sólo se debe resolver ese error, sino además tomar las medidas pertinentes para evitar su reiteración en el futuro. Hay que buscar soluciones para esa situación inmediata y también para todas las del mismo tipo que puedan llegar a presentarse. Si el error es externo, no se obtiene nada agrediendo al proveedor o al empleado que no cumple con lo debido. Es más, de este modo probablemente no se genere una solución inmediata al problema.

En estos casos, lo más recomendable consiste en tener un cuaderno donde anotar cada error que se produce, indicando quién fue el responsable, cuál fue el costo o consecuencia y qué se hizo al respecto. Al cabo de un tiempo, en una reunión con la empresa proveedora se puede enumerar cada uno de los errores a partir de datos consistentes y detalles precisos. Evidenciar esta sumatoria de errores y por ende los inconvenientes que produjeron al negocio es más efectivo que discutir cada vez que el error se produce. Estas anotaciones también son útiles en el caso de que se trate de un empleado, lo que permitirá hacer una puesta a punto bien fundada y no sólo bajo el enojo del momento. La memoria es lo que (en buena parte) evita los errores, y no hay mejor memoria para el negocio que el registro. El tiempo que lleva anotar estos datos se compensa posteriormente.

Sobre las interrupciones o invasiones Simplemente se debe utilizar una agenda y utilizarla en forma estricta, cargando las tareas previstas, las que ya se sabe que hay que realizar periódicamente. Por ejemplo, quien vaya a dedicarse a planificar el presupuesto financiero debe asignarle un espacio en su agenda de tiempo similar al que le dedica a una reunión. Es importante tomar conciencia de que nadie puede cumplir una agenda exageradamente cargada. También es conveniente dejar algunos bloques libres para posibles imprevistos pero acotándolos.

Por ejemplo, en el caso de que un empleado quiera hablar de un determinado tema con el dueño, este último debería mirar su agenda y decirle cuándo está disponible. Nunca debe perder el control de sus propios horarios, ni siquiera por parte de clientes. Seguir esta metodología de trabajo es una forma de respetar a los otros y hacerse respetar. En todo momento distintas personas intentarán interrumpirlo, y deberá tener siempre la mejor predisposición para escuchar… pero en el momento oportuno. Es mejor coordinar una reunión para otro momento, aunque sea dentro de un mes.

Las agendas muy cargadas o inexistentes producen el incumplimiento de los compromisos y como consecuencia malestar. En cambio, una agenda adecuada y hecha a conciencia permite cumplir siempre con lo pactado con terceros y con uno mismo.

Sobre mantenerse en foco

Esta es una tarea compleja porque depende tanto de factores externos como propios. En el primer caso, cuando se trata de terceros, los puntos expuestos anteriormente (una agenda bien organizada y la falta de interrupciones e invasiones), limitan las posibilidades de dispersión. Supongamos el caso hipotético del dueño de un local de joyería. A la hora de abocarse a una tarea específica, conviene que el mismo tome como política no ser interrumpido hasta finalizar con la misma, advirtiendo que por unas horas no va a estar disponible para ninguna cuestión. Claro que lo más difícil es evitar la desconcentración propia y ésta, por lo general, se debe a que está haciendo algo que no le gusta hacer.

En primer lugar el dueño debe evaluar si es realmente necesario que él realice esa tarea. En caso afirmativo, creemos que conviene tomar esa actividad como lo más importante del mundo, como si todo lo demás dependiera de eso (aunque sea revisar las facturas del mes anterior). No es posible realizar una tarea en forma rápida y correcta, mientras se está pensando en otras cosas. En esta situación toda la concentración debe estar puesta en las facturas a revisar y no en los problemas personales o en otras tareas del negocio.

No es difícil, ni malo, hacerlo sólo durante una hora. Sobre el tiempo perdido en lo que se abandon ó En algunos casos, se inician proyectos y luego se abandonan deliberadamente. Si bien se pueden considerar una pérdida económica, al mismo tiempo dejan un aprendizaje. Es el costo que se paga por aprender, y mejorar las oportunidades de que el próximo proyecto funcione. El problema surge cuando simplemente un proyecto o tema se deja en el olvido porque otras prioridades le pasan por encima. En este caso, las horas invertidas fueron desperdiciadas.

Para evitar esto, es conveniente abrir una ficha por cada tema o proyecto que se esté encarando, y guardarlas en un carpeta específica, siempre a mano, para ver el estado de avance. En dicha ficha, se debe anotar el título del proyecto, plan o actividad, y en cada línea, la fecha y gestión que realizó sobre ese tema. Una revisión semanal de ese fichero, permitirá elegir qué descartar y qué no, teniendo en cuenta todo lo realizado alrededor del asunto.

Para finalizar aclaramos que deliberadamente omitimos mencionar a la computadora, herramienta indispensable de toda empresa. Esto se debe a que la cuestión no pasa por la herramienta que se utilice (fichas o Excel, Outlook o agenda en papel) sino contar con la disciplina necesaria para cambiar. El problema no es la falta de tiempo, sino la administración deficiente del mismo.

Manuel De Marino, Director de la consultora De Marino.
e-mail: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.